Las oficinas se abren de par en par a la tecnología para atraer el talento

El informe The New Habitat de APE Grupo augura que, para 2025, «el lugar de trabajo será un entorno intuitivo y orientado al ser humano, impulsado por sistemas inteligentes de IA que optimicen el rendimiento de los trabajadores, agudicen su concentración y satisfagan sus demandas, haciéndoles sentir más sanos, cuidados y con más energía al final de la jornada laboral que al principio». Estos espacios de trabajo sensibles contarán con sensores inteligentes para monitorizar nuestros niveles de azúcar en sangre y con un mobiliario dotado de bordes suaves para no disparar el cortisol, la hormona del estrés. Mientras la oficina del futuro llega, la configuración de estos edificios se vuelve más amigable para que madrugar para ir a trabajar no sea una tortura.

Aunque el teletrabajo no se ha extendido tanto como se pensaba, el modelo híbrido sí ha cobrado relevancia, y para hacer que la plantilla quiera ir a la oficina, el diseño se convierte en la piedra angular de los intereses corporativos. «La creación de áreas multifuncionales y versátiles permite ajustarse tanto a las tareas individuales como a la colaboración y el intercambio de ideas», sugieren desde Steelcase, donde también son partidarios de «incorporar el uso de colores y materiales que generen una atmósfera agradable y estimulante».

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Patricia von Arend, interiorista y fundadora del estudio Denys & von Arend, resalta que «el bienestar de las personas hoy está por encima de otros valores que antes eran prioritarios como, por ejemplo, el aprovechamiento del espacio», añadiendo que «ahora es más importante tener zonas de descanso y desconexión que mayor número de mesas de trabajo».

Los edificios se cuidan por dentro y por fuera para que sean saludables para quienes los transitan, convirtiendo la sostenibilidad en una pieza fundamental. El Programa de las Naciones Unidas para el Medio Ambiente reconoce que las grandes torres de oficinas que pueblan las ciudades son los principales consumidores de energía a escala global. Es por ello que «la iluminación, climatización y seguridad de los edificios son las tres palancas fundamentales para mejorar la eficiencia energética», según reconoce B.E.G. No obstante, en nuestro país llevamos ventaja. El índice ESG de Deepki indica que las oficinas españolas emiten emisiones de carbono por debajo de la media de sus países vecinos, en concreto, un 35% menos. Von Arend lo confirma admitiendo que «obtener una certificación LEED o WELL es cada vez es más importante entre nuestros clientes».

La principal prioridad para los profesionales a la hora de diseñar una oficina es la luz natural (27,1%), por delante incluso de aspectos como la flexibilidad (22,5%) o la ergonomía (17,9%), según revela el estudio de APE Grupo. Steelcase también apunta como estrategia clave para potenciar la sostenibilidad «la planificación de la distribución de los espacios para maximizar el aprovechamiento de la luz natural y reducir la necesidad de iluminación artificial». La eficiencia energética en términos de contaminación lumínica es una batalla que se gana gracias a «sensores de presencia que detectan la ocupación de los espacios y ajustan automáticamente la iluminación y la climatización según las necesidades reales», indican estos expertos.

En el terreno de la calidad del aire, se han puesto en marcha innovaciones que posibilitan que la respuesta cognitiva de los empleados sea entre un 61% y un 101% superior, según estiman desde Grupo Aire Limpio. Tomás Higuero, su CEO, explica que «un sistema tipo incluye filtros de polarización activa para la filtración de partículas y el sistema de fotocatálisis para la eliminación de microorganismos, gases y olores». A nivel práctico, equipar una oficina de 2.000 metros cuadrados requeriría una inversión de 10.000 euros, obteniendo unos ahorros energéticos anuales aproximados de 12.074 KWh. «Si utilizamos un coste KW/h de 0,25 euros, el ahorro energético anual se eleva a 3.018,5 euros, con un ROI de 3,3 años. Esa misma instalación tipo permite, además, un ahorro de emisiones anual de tres toneladas de CO2», detalla Higuero.

Queda demostrado que la tecnología ha sido fundamental para esta adaptación pospandémica, no solo en el ámbito de la sostenibilidad, sino también aportando soluciones que favorecen la conectividad. Se ha popularizado al máximo el uso de herramientas para realizar cualquier tarea en remoto, desde sistemas de mensajería instantánea plagados de funcionalidades hasta el imprescindible almacenamiento en la nube. Pero de puertas corporativas adentro también hay novedades que elevan la experiencia dentro del cuartel general de la matriz. Estas aplicaciones de vanguardia permiten «la promoción de espacios laborales más cómodos, saludables y funcionales, con altos estándares de seguridad y conectividad, lo que ha impulsado una mejor experiencia del usuario y, con ello, un incremento en su rendimiento», resume Urbiola.

Para lograrlo, hay que ir de la mano de socios tecnológicos que hablen el mismo idioma. Un ejemplo relevante es el proyecto Ghost, desarrollado por Steelcase con Logitech. «Esta iniciativa se centra en la creación de una cabina para videollamadas que mejora las conversaciones virtuales y brinda una experiencia más cercana a la telepresencia». Otros elementos como las cámaras de seguimiento automático, las pizarras digitales y las funciones de vista en mosaico ayudan a trabajar más y mejor.

Desde ISS Spain ponen el foco en las herramientas de seguridad avanzada, «especialmente necesarias en un contexto de aumento de las amenazas cibernéticas, y que incluyen desde sistemas de detección y prevención de intrusiones al cifrado de datos y otras aplicaciones».

Toda esta tecnología tiene en cuenta la facilidad de uso, un aspecto fundamental teniendo en cuenta que las oficinas de hoy en día agrupan personal de todas las edades. La ‘silver economy’ reivindica su lugar en la oficina. Según la International Labour Organization, la mayoría de los países de la UE verán aumentar la proporción de trabajadores de más edad hasta el 55 % de su población activa total.

En cuanto a los más jóvenes, Steelcase revela que «para la Generación Z, una de las principales razones para acudir a la oficina es fomentar las relaciones interpersonales y el desarrollo profesional». Es por ello que «valoran especialmente la asignación de un escritorio propio, ya sea por la sensación de pertenencia o por la necesidad pragmática de concentrarse mejor», añaden. De lo que no cabe duda es que este espectro tan extenso necesita de «herramientas para impulsar una adherencia generalizada a la nueva cultura corporativa, con la que todas las personas de la organización se alineen y se sientan cómodas», admite Urbiola.

Muchas empresas abogan por facilitar la ansiada flexibilidad laboral por medio del coworking. Esta deslocalización por parte de la sede central es una tendencia en auge. No en vano, la contratación de espacios flexibles de oficinas creció un 21% en España durante el 2022, según JLL. Estos espacios son un aliado de la productividad, tal y como advierte Marta Gràcia, CEO de Cloudwork, afirmando que «cultivan un ambiente dinámico, conexiones con otros profesionales e incluyen beneficios y descuentos muy atractivos para los trabajadores de sus empresas miembro».

Para que este cambio de modelo tenga éxito, tras evaluar las necesidades y las razones que llevan a dar este paso, esta experta recomienda «involucrar a las personas que forman parte del equipo en la decisión», mientras que, en el momento de buscar un proveedor, «es esencial detallar si es factible crecer dentro del espacio, si el proveedor ofrece planes de pago escalados y cuáles son las condiciones de permanencia mínima».